Kommunerne kan forbedre indkøb af botilbudspladser

Når kommunerne køber botilbudspladser på voksenområdet, er det overordnede mål at matche borgerens behov til den bedst mulige pris. Men vejen til målet er forskellig kommunerne imellem, og den entydigt bedste metode er åben til diskussion.

Deloitte har undersøgt kommunernes rolle som købere af botilbudspladser til voksne for Socialministeriets benchmarkenhed og har i den forbindelse undersøgt praksis i 14 kommuner. Formålet har blandt andet været at illustrere, hvordan nogle kommuner arbejder med at styrke køberrollen på området.

Undersøgelsen viser, at kommunerne mangler en klar procedure for tilbudsafdækningen. Kommunerne har typisk ikke faste retningslinjer for, hvilke aktiviteter sagsbehandlerne skal foretage som led i afdækningen af relevante tilbud. Til gengæld er 12 ud af 14 kommuner meget opmærksomme på prisen, mens det kan være en udfordring, at der mangler en samlet viden om afdækningen af relevante tilbud. 

Ligeledes halter det hos flertallet af kommuner med at inddrage indkøbsdelen, når der kigges på botilbud. Det er således kun fem ud af 14 kommuner, der i høj grad inddrager andre medarbejdere med erfaring for indkøbsdelen af processen.

Kortlægningen viser, at der er forskellige modeller på tværs af
kommunerne for inddragelse af mere indkøbsfaglige kompetencer. I flere kommuner anvendes en kombination af disse modeller på samme tid, og her kan der være tip at hente for andre:

• Bred opkvalificering af sagsbehandlere: Hele gruppen af sagsbehandlere har fået tilbudt forhandlingskurser. Ifølge de kommuner, der har valgt at opkvalificere sagsbehandlerne, kan kursusaktiviteter medvirke til at øge medarbejdernes fokus på 'købmandskabet' i at tilvejebringe eksterne botilbud, ligesom det kan give sagsbehandlerne konkrete værktøjer til dialogen med eksterne botilbud. Kommunerne, der har erfaring med bred opkvalificering af sagsbehandlerne gennem kurser peger dog på, at kurserne ikke kan stå alene.
• Specialisering af sagsbehandlere i særskilt botilbudsteam, der har ansvar for alle sager på botilbudsområdet for at opbygge dybere kendskab til botilbuddene og specialkompetencer inden for blandt andet afdækning af relevante tilbud, forhandling og opfølgning blandt sagsbehandlerne.
• Ansættelse af medarbejdere med forhandlingskompetencer: Medarbejdere med forhandlingskompetencer fungerer som ressourcepersoner, der kan give sparring og input til sagsbehandlerne (fx i forhold til forhandling) og lede afgrænsede sagsgange (fx i forhold til kontraktgennemgang), mens det fortsat er sagsbehandlerne, der har hovedansvaret for forhandling og opfølgning.
• Inddragelse af indkøbsafdeling: En af de 14 kommuner, der indgår i undersøgelsen, har erfaring med at inddrage indkøbsafdelingen, hvor indkøbsafdelingen har bidraget med analyse og udvikling af understøttende værktøjer til sagsbehandlerne fx en standardkontrakt og skema til ydelsesspecifikation til leverandørerne.

MG

Læs mere om benchmarkanalysen fra Deloitte.